1搭建

       搭建是整個(gè)環(huán)節(jié)的重中之中，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的細(xì)節(jié)：1、通過設(shè)計(jì)圖考慮在展場中的效果；2、監(jiān)督防火材料的使用，杜絕安全防患；3、成本控制：實(shí)行一攬子合同；4、最好在布展前去工廠看一看，對材料和工藝有一個(gè)預(yù)先的監(jiān)管和了解；5、現(xiàn)場搭建的進(jìn)度控制尤為重要，叮囑搭建公司做好預(yù)案，特別要求其排出工期，細(xì)化到每一小時(shí)做什么，嚴(yán)格細(xì)致的時(shí)間表，才是保證現(xiàn)場搭建在兩天半緊張有序完成的基礎(chǔ)。

2展品
       向市場部征詢一個(gè)展品目錄是展品工作的第一步，然后將這個(gè)目錄具體化，主要是展品的外形、尺寸。然后將這個(gè)目錄（以及配合展品的圖片）提供給搭建公司，由他們考慮如何安排展品的布置。
       當(dāng)然，事先已經(jīng)做好設(shè)計(jì)圖的情況下，可能需要對展品進(jìn)行一些取舍，或是對展品的表現(xiàn)形式進(jìn)行改進(jìn)，這些就需要發(fā)揮智慧，按以往的經(jīng)驗(yàn)，外行看熱鬧，內(nèi)外看門道，拿出具有競爭力的產(chǎn)品是成功展示的關(guān)鍵，另外，核心產(chǎn)品以實(shí)物為好，因?yàn)閷?shí)物可以現(xiàn)場演示，這樣讓客戶有深入的認(rèn)知。
最后，要熟悉展覽館對特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數(shù)據(jù)，在這里要提醒一下，主辦方提供的《參展商手冊》是需要熟悉的，作為企業(yè)展會準(zhǔn)備工作負(fù)責(zé)人，這個(gè)文件一定閱讀一遍的，并在重點(diǎn)內(nèi)容加以批注和備忘。一個(gè)專業(yè)的展覽會主辦方，他們的《參展商手冊》應(yīng)詳細(xì)記載參展的各個(gè)細(xì)節(jié)，并提供印刷以及英文版本。

3資料
       資料的準(zhǔn)備也是關(guān)鍵之一，在資料的準(zhǔn)備上，求全求細(xì)，特別是對產(chǎn)品的介紹，性能、參數(shù)等等務(wù)求細(xì)致周全，以備萬一，經(jīng)常在展會上看到一些挑剔和內(nèi)行的買家對產(chǎn)品的參數(shù)的提問，搞的接待人員焦頭爛額，另外如果展覽會外商較多，翻譯上力求專業(yè)準(zhǔn)確。
       資料的編排不求多花哨，簡潔大氣，具有國際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設(shè)計(jì)上，突出一兩個(gè)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)，那就更好了。這些可與設(shè)計(jì)師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個(gè)大型的國際專業(yè)展覽會，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個(gè)企業(yè)的綜合素質(zhì)。另外，一定要準(zhǔn)備充足的名片。參展人員名片應(yīng)以中英文印制，數(shù)量以每日50-100張準(zhǔn)備。
       另外國外企業(yè)對CI包裝很講究，觀察他們的展位，就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位，他們都會把他們公司的形象、Logo在方方面面體現(xiàn)，他們甚至做好不干膠的Logo貼紙自己貼在標(biāo)準(zhǔn)展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。這一點(diǎn)做法上，也是需要吸取的。

4搭建及現(xiàn)場
       搭建是現(xiàn)場展覽的第一步，雖然僅僅是"監(jiān)工"，但也要有得力干將參與。將設(shè)計(jì)圖演變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的場景，往往會存有偏差，另外，與展館方、主辦方的一些協(xié)調(diào)工作，也需要企業(yè)進(jìn)行協(xié)調(diào)，排除一切突發(fā)事件，不利因素，保證搭建順利進(jìn)行，需要一名到幾名頭腦靈活，做事主動的工作人員在搭建現(xiàn)場進(jìn)行"監(jiān)工"，這些工作人員應(yīng)提前指定，在與搭建公司前期的溝通中，他們可以參與進(jìn)來，了解搭建的相關(guān)事宜，便于他們在現(xiàn)場開展工作。
       正式開展的接待工作人員應(yīng)分為以下工種，1、現(xiàn)場接待：外形要好，性格外向主動，英語熟練，他們主要是負(fù)責(zé)接待到達(dá)展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數(shù)量可能要多一些，可根據(jù)展位的大小和布局：有幾面口、幾個(gè)接待臺、幾個(gè)重點(diǎn)展示的產(chǎn)品來確定人數(shù)，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業(yè)知識扎實(shí)，另外特別注意的是，各負(fù)責(zé)各的一片區(qū)域，不能有客人來詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現(xiàn)場比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
       因此，需要第2種工種：現(xiàn)場總協(xié)調(diào)，這個(gè)人應(yīng)是經(jīng)理一級，他主要管理所有"現(xiàn)場接待"，解決"現(xiàn)場接待"所不能應(yīng)付的問題，這個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)能力要強(qiáng)，重要的是專業(yè)知識一定精深。
       第3種工種：級別高一些，因?yàn)椋F(xiàn)場會有重要客戶應(yīng)約來訪，來的都是客，特別到達(dá)展會現(xiàn)場，自然不如家里條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應(yīng)赴會接待一下。
       第4種工種：屬于跑腿型的，現(xiàn)場難免會有一些體力活，雜活，突發(fā)事情，比如臨時(shí)買個(gè)膠帶或工具、搬搬資料，忙的時(shí)候，頂一把?？倸w要有兩三個(gè)腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細(xì)碎工作。
       第5種工種：總后勤：這個(gè)人負(fù)責(zé)搞定赴展會所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會現(xiàn)場，花銷自然不會小，物品自然要貴一些，展會上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心。總后勤可能需要一兩個(gè)幫手，視參會工作人員的數(shù)量來定，比較重點(diǎn)的工作是飲用水和中餐。
最后需要說明的是，視展位的大小，安排相應(yīng)的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個(gè)身兼數(shù)職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會前的動員會是一定要開的，確定職責(zé)，分工明確，確保參展的數(shù)天內(nèi)工作緊張有序。

5提前約定目標(biāo)客戶
       同重要的客戶約定見面時(shí)間，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，這也是展覽會的重要工作之一，可由專人負(fù)責(zé)重要客戶的約會、接待、以及洽談的安排，不能因?yàn)檎箷F(xiàn)場工作比較忙亂，而冷落了這些重要客戶。因此來說，需要一個(gè)公關(guān)能力比較強(qiáng)的人主抓這項(xiàng)工作，提前擬定約會客戶的名單，向他們發(fā)出邀請，確保他們蒞會，保證約會成功，達(dá)到商業(yè)目的。
       在實(shí)際操作中，很多參展商過分寄希望于主辦方來邀請買家，其實(shí)這是很錯(cuò)誤的，企業(yè)在廣泛的宣傳和邀請買家赴展會與其見面的過程中，本身對自己就是一種宣傳，畢竟能赴會參展，也是企業(yè)實(shí)力的一種象征。