1. 報關(guān)單證及填寫：

各參展企業(yè)在準(zhǔn)備完參展展品以后，需向貨運(yùn)商提供準(zhǔn)確的報關(guān)單證，以保證展品的報關(guān)及運(yùn)輸事宜。 
1、展品清單:需要正本一式二份, 中英文對照! 用于展覽品在出港及進(jìn)港口岸的報關(guān)及備案用，中英文部分必須用打字機(jī)打制。準(zhǔn)確齊全的清單資料請務(wù)必準(zhǔn)時送達(dá)貨運(yùn)商。 
2、展品清單的填寫：
1）展品清單：是向國內(nèi)外海關(guān)報關(guān)、辦理各種證明的重要單證。因此,必須本著如實(shí)申報的原則，填寫時要認(rèn)真仔細(xì),字跡清楚,內(nèi)容完整,機(jī)電產(chǎn)品須注明型號,展板展臺等布展物品應(yīng)注明以何種材料制成。英文翻譯準(zhǔn)確,要求做到單貨相符,即清單上的展品內(nèi)容和數(shù)量與實(shí)際包裝箱內(nèi)裝的內(nèi)容及數(shù)量要相同,以免產(chǎn)生不必要的麻煩和損失。電器設(shè)備請標(biāo)明型號,電壓,功率等指標(biāo)。 
2) 清單的價格：條款填報CIF價, 金額用USD表示, 即使是樣品、目錄、資料等也必須注明價值。 請注意各單位申報的價值一定要合理, 否則, 當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)將有可能重新估價, 由于貨物價值申報錯誤，將導(dǎo)致貨物在海關(guān)長期滯留，影響及時上展臺。 
3）商品編號：根據(jù)海關(guān)規(guī)定，全部出國參展展品必須申報產(chǎn)品的商品編號（即稅則號，8位數(shù)），請認(rèn)真按照《中華人民共和國海關(guān)進(jìn)出口稅則》查找。 
4）備注一欄：必須選擇其一填寫，以便統(tǒng)計是否回運(yùn)及收取關(guān)稅。 
5）如展品需做出口商檢或出口許可證的，請參展企業(yè)提前自行安排。 
6）嘜頭標(biāo)記及填寫辦法： 
a國內(nèi)嘜頭：請在箱外一側(cè)刷制國內(nèi)嘜頭。 *發(fā)件人請寫參展公司名稱、電話及聯(lián)系人 *必須將國內(nèi)嘜頭貼在箱子一側(cè)，否則倉庫無法識別貴司貨物 
b國外嘜頭：請在箱外三側(cè)刷制國外嘜頭，嘜頭填制方法如下： *公司名稱請寫本單位的英文名稱 *本箱裝箱的尺寸及重量（長/寬/高，重量） *箱號：箱號用分?jǐn)?shù)表示，從01開始順延，舉例說明： 如您的運(yùn)輸編碼是AB，共三件展品（發(fā)運(yùn)件數(shù)），則編寫方法為：AB1/3，AB2/3，AB3/3。
二、運(yùn)輸時間： 為保證展品順利參加展出, 所有參展企業(yè)需嚴(yán)格遵守貨運(yùn)商的運(yùn)輸時間安排，否則將影響展品的及時運(yùn)出。貨物送進(jìn)倉庫都必需有一個進(jìn)倉編號，請送貨進(jìn)倉庫時，一定告知倉庫進(jìn)倉編號，否則倉庫將會拒收?。?！ 
三、包裝： 
1） 參展品請使用結(jié)實(shí)的新紙箱或新木箱，能經(jīng)受長途多次轉(zhuǎn)運(yùn)、反復(fù)裝卸，適用于海運(yùn)和展覽會后的重新裝箱。包裝箱內(nèi)禁用稻草，廢報紙等作包裝襯墊物。嚴(yán)禁使用舊紙箱或舊木箱或已遭蟲蝕或腐朽的木箱。所有木箱里外均不可有樹皮。 
2）所有物品必須有防水防潮內(nèi)包裝，因為整個運(yùn)輸、參展過程中可能會需要在室外存放。機(jī)器接口及容易生銹的地方要預(yù)先加油。如果機(jī)器事先調(diào)試過，請將機(jī)器中所加的水放干凈，以免生銹。如展品有油箱和電瓶，必須將油箱清空、電解液排放干凈，否則船公司不提供運(yùn)輸服務(wù)。 
3）機(jī)器包裝最好用較厚的木板包裝，包裝箱必須用較厚的木板材料（避免使用針葉木、膠合板或刨花板），并用螺絲組合固定的方法包裝，螺栓最好位于包裝箱的上面。避免用鐵釘或螺絲釘箱。包裝箱最好安裝吊索或底托。 
4）展品如不能倒置的，請在包裝箱外面特別注明向上放置方向（↑）、“機(jī)器正面（FACE）”，在重量超過500公斤的包裝箱的外面注明“重心（The center of gravity）位置”。 
5）如果參展展品是機(jī)器的，各參展企業(yè)請根據(jù)自己的攤位圖，提供機(jī)器在攤位擺放的圖紙。圖紙要求機(jī)器距離攤位前后左右的具體尺寸及機(jī)器正面的朝向。請最好對機(jī)器包裝箱的里面和外面進(jìn)行拍照，并將照片寄給貨運(yùn)商，以便貨運(yùn)商安排貴司機(jī)器的拆箱、進(jìn)館和就位等事宜。 
6）機(jī)器接口及容易生銹的地方要預(yù)先加油。如果機(jī)器事先調(diào)試過，請將機(jī)器中所加的水放干凈，以免生銹。如展品有油箱和電瓶，必須將油箱清空、電解液排放干凈，否則船公司不提供運(yùn)輸服務(wù)。 
四、保險 建議各參展企業(yè)將自己的貴重展品進(jìn)行投保，根據(jù)慣例，貨運(yùn)商的保險責(zé)任賠償金額很低。 
五、其他注意事項： 
1） 各參展單位千萬不要在展品中夾帶食品飲料、危險品，否則海關(guān)可能會扣押、沒收。嚴(yán) 重的會導(dǎo)致耽誤參加展會。 
2） 展單位務(wù)必在運(yùn)單發(fā)貨人一欄或在其它顯著位置填寫展覽會及“參展單位”的名稱，否則一龍企業(yè)有限公司將難以辨別展品的歸屬，并可能導(dǎo)致您的貨物延誤出運(yùn)。請詳細(xì)寫清發(fā)貨人、電話、單位名稱及地址聯(lián)系人，在品名中寫清展覽會名稱和詳細(xì)品名，以便貨運(yùn)商聯(lián)絡(luò)。
3） 單上提貨方請不要填寫具體人名,以防止提貨困難。展品發(fā)出后, 請立即書面通知貨運(yùn)商，您的發(fā)運(yùn)方式并將正本提貨單寄至貨運(yùn)商。否則因此造成的貨物延誤、損壞或丟失，貨運(yùn)商概不負(fù)責(zé)。 
4） 貨運(yùn)商運(yùn)輸服務(wù)自倉庫接貨時起，如展商未將貨物直接送至指定倉庫，貨運(yùn)商將收取有關(guān)提貨費(fèi)用，建議展商將展品直接運(yùn)送至指定倉庫。 
5）各單位填報展品包裝箱尺碼, 重量一定要準(zhǔn)確. 如參展展品單件包裝箱尺碼超過 長5米, 寬2.2米, 高2.2米; 或重量2噸, 請?zhí)崆巴ㄖ积埰髽I(yè)有限公司, 貨運(yùn)商將視船期情況, 考慮是否可以安排特種箱發(fā)運(yùn).
6）展品在我國海關(guān)所需任何特殊文件，請參展企業(yè)提前通知貨運(yùn)商 
7）各參展單位盡量不要隨身攜帶展品, 以免產(chǎn)生不必要的額外費(fèi)用. 如隨身攜帶,被當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)扣留, 費(fèi)用自負(fù). 因此延誤展出, 一龍企業(yè)有限公司不承擔(dān)責(zé)任. 
8）參展企業(yè)的展品出關(guān)和入關(guān)最好用同一家貨運(yùn)商承運(yùn)，否則國外海關(guān)將認(rèn)定展品沒有出關(guān)，必須如數(shù)交納當(dāng)?shù)厮鞫惤? 展品在入關(guān)時也會引起不必要的麻煩。